Требования к помещениям архива в Казахстане

Требования к помещениям архива в Казахстане строго регламентируются нормативными актами, включая Правила комплектования, хранения, учета и использования документов (утвержденные Министерством культуры и информации РК), строительные нормы СП РК 3.02-138-2022 «Здания архивов» и стандарты пожарной безопасности.

Ниже приведены подробные требования по каждому из указанных пунктов:

Общие требования к помещениям архива (архивохранилища)

Зонирование

Помещение архива организации обязательно делится на 4 изолированные зоны: архивохранилище, рабочий кабинет сотрудников, читальный зал (для исследователей) и серверная (для ИТ-оборудования).

Изоляция хранилищ

Архивохранилища должны размещаться в полностью изолированных комнатах. Не допускается использование их в качестве проходных помещений.

Территориальное размещение

Здание архива должно быть удалено от экологически загрязненных объектов, крупных автомагистралей, промышленных зон и пожароопасных сооружений (АЗС, нефтехранилищ, гаражей).

Запрещенные зоны

Запрещается размещать архивы в подвальных, сырых помещениях, на чердаках, а также в зданиях с деревянными перекрытиями. Примечание: Размещение архива в подвале возможно только при условии прохождения специальной экспертизы. Помещение должно полностью отвечать строгим санитарно-гигиеническим, пожарным и инженерным нормативам для предотвращения уничтожения или порчи документов из-за сырости и затоплений.

Технические требования к архиву

Климатический контроль Помещения оборудуются системами вентиляции и кондиционирования для поддержания постоянного микроклимата:

• Температура воздуха: +17 °C – +19 °C.
• Относительная влажность: 50% – 55%.

Световой режим

Защита от ультрафиолета обязательна. Окна в хранилищах (при их наличии) защищаются жалюзи или специальными пленками. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно окнам. Искусственное свет обеспечивается люминесцентными или светодиодными лампами закрытого типа.

Ограничение инженерных сетей

Внутри архивохранилищ категорически запрещено прокладывать транзитные трубопроводы (водоснабжение, канализация, газ, отопление). Все распределительные щиты и рубильники выносятся за пределы хранилищ.

Санитарный контроль

Помещения должны быть защищены от пыли, грызунов и насекомых. Регулярно проводится влажная уборка без применения агрессивных химикатов.

Требование к архиву по безопасности

Охранный режим

Все помещения архива в обязательном порядке оборудуются системами охранной сигнализации, контроля доступа (СКУД) и круглосуточным видеонаблюдением.

Защита окон

На окна первых, цокольных или доступных извне этажей устанавливаются прочные металлические решетки.

Ограничение доступа

Допуск в хранилище имеет строго определенный круг лиц (хранители, руководство архива) по утвержденному списку. Посторонние лица допускаются только в сопровождении сотрудника архива.

Опечатывание

В нерабочее время двери архивохранилища должны закрываться на ключ и обязательно опечатываться (пломбироваться). Ключи сдаются на пост охраны организации.

Противопожарные требования к архиву

Пожарная сигнализация

Архивохранилища оборудуются автоматической пожарной сигнализацией со сверхчувствительными датчиками задымления.

Системы пожаротушения

Разрешено использование только автоматических систем газового или порошкового пожаротушения, которые локализуют огонь без повреждения бумажных носителей (водяное/сплинкерное тушение запрещено).

Огнестойкость стен

Стены и перекрытия хранилищ должны иметь класс огнестойкости, препятствующий проникновению огня из смежных помещений в течение минимум 120 минут (REI 120).

Первичные средства

Внутри и на входе устанавливаются углекислотные или порошковые огнетушители. Эвакуационные пути всегда должны быть свободны.

Требования к дверям архива

Противопожарные свойства

Двери архивохранилищ должны быть сертифицированными противопожарными (металлическими) с пределом огнестойкости не менее EI 60 (удерживают огонь и дым до 60 минут).

Укрепленность

Наружные двери облицовываются листовой сталью или изготавливаются из прочного металлического профиля, оснащаются надежными врезными замками повышенного класса взломостойкости.

Направление открывания

В целях экстренной эвакуации двери должны открываться исключительно по направлению выхода из помещения (наружу).

Герметизация

По периметру дверного полотна прокладывается специальный уплотнитель от дыма и терморасширяющаяся лента, которая увеличивается в объеме при пожаре и блокирует проникновение газов.

Требования к оборудованию архива

Материал стеллажей

Допускается использование только металлических стеллажей (стационарных или мобильных/передвижных) со специальным полимерным покрытием, устойчивым к коррозии и не выделяющим вредных химических веществ. Использование деревянных полок запрещено.

Нормативы расстановки:

• От пола: Нижняя полка стеллажа должна быть поднята на высоту не менее 15 см (в цокольных этажах — не менее 30 см).
• От стен: Расстояние между стеной и стеллажом — не менее 50 см (от радиаторов отопления — также не менее 50 см).
• Проходы: Главный проход между стеллажами должен составлять 100–120 см, межстеллажные проходы (между рядами) — не менее 75–90 см.

Защитная упаковка

Все документы должны храниться не навалом, а в специальной защитной таре: архивных коробках, папках-боксах или футлярах из бескислотного переплетного картона, защищающих бумагу от пыли и света.