Оптимальные условия хранения документов

Оптимальные условия хранения документов:

  • наличие помещения для архива организации;
  • наличие в архиве специального оборудования для размещения дел (стеллажей, с металлических шкафов, сейфов, специальных архивных коробок или папок и пр.);
  • оснащение архива средствами пожаротушения, охраной и противопожарной сигнализацией;
  • поддерживание оптимальных условия для физико-химической сохранности документов. 

Помещение предусматривают и располагают в здании не ниже второй степени огнестойкости рядом с помещениями в зданиях структурных подразделений, в составе которых действует архив. Это помещение должно быть удалено от помещений, связанных с хранением и использованием химических веществ, пищевых продуктов и т.п., и не иметь с ними общих вентиляционных каналов.

В хранилищах не должно быть также водопроводных, газовых, канализационных и других магистральных трубопроводов.

Немагистральные трубопроводы изолируют специальными защитными приспособлениями.

Основным помещением архива является хранилище для документов.

В зависимости от объема ежегодно образующихся документов хранилища, проектируют с запасом свободной площади.

Свободная площадь в архиве позволяет иметь:

  • дополнительное помещение для приема, временного хранения акклиматизации и научно-технической обработки дел;
  • помещения для сотрудников архива и работы исследователей

Если рабочие комнаты и хранилище не изолированы, между ними устанавливают специальные перегородки.

Наружные двери помещения архива должны быть металлическими и иметь прочные замки. В нерабочее время двери опечатывают.

На окна, в которые возможен доступ извне, устанавливают открывающиеся металлические решетки с замками, которые так же, как и двери архива, опечатывают пломбиром.

Печать хранят вместе с ключами в месте, установленном правилами внутреннего распорядка организации.

Помещение архива оборудуют пожарно-охранной сигнализацией.

С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей хранилища и другие помещения архива располагают в помещениях с окнами на северную сторону.

Лица, не являющиеся штатными сотрудниками, или ответственными за архив, в помещение хранилища допускаются только с разрешения ответственных лиц и в присутствии сотрудника архива.

Руководителям организаций, в которых существует архив, рекомендуется не реже одного раза в 5 лет назначать комиссию по проверке исправности технического оснащения помещений архива и состояние температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режима.

В особых ситуациях (угроза затопления, пожара, и т.п.) заведующий архивом ставит о них в известность руководителя организации. По результатам осмотра помещения составляют акт, который утверждает руководитель организации.

Архив оснащают специальным оборудованием для размещения дел. Хранилища оборудуют стационарными металлическими стеллажами, а для экономии площади архива рекомендуется применять передвижные металлические стеллажи.

Существует установленный для архивов порядок размещения стеллажей.

Параметры размещения стеллажей:

  • ширина между рядами стеллажей - не менее 100 см;
  • ширина проходов между стеллажами - не менее 75 см;
  • расстояние от пола до нижней полки стеллажа не менее 15 см;

Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние от окон и батарей было не менее 0,5 м.

Для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами) конструкция и размер стеллажей определяются размерами этих документов.

В металлических шкафах и сейфах хранят:

  • учетные документы (описи, дела фондов и т.п.);
  • особо ценные дела;
  • дела, имеющие конфиденциальную или секретную информацию. 

Для размещения справочных картотек к документам в хранилищах или рабочих комнатах могут устанавливаться картотечные шкафы. В рабочих комнатах устанавливают персональные компьютеры, телефоны, аппарат для чтения микрофильмов. 

Для работы у стеллажей и перемещения дел используют библиотечные тележки и устойчивые легкие стремянки.

Дела постоянного хранения помещают в специальные картонные коробки или папки, изготовленные из безвредных для документов материалов.

Дела с документами временного хранения (свыше 10 лет) допускается хранить в связках. Зазор между верхней полкой стеллажа, коробкой, папкой или связкой для циркуляции воздуха должна быть не менее 5 см.

По пожарной безопасности помещения архивов относят к категории «В». В помещениях архива применяют только скрытую проводку. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Осветительную аппаратуру применяют полугерметическую.

В качестве источников искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Люминесцентные лампы используют с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливают вне хранилищ и рабочих комнат. Все электрооборудование обеспечивают заземлением. Основным средством пожаротушения архивов являются углекислотные огнетушители, которые устанавливают из расчета не менее одного огнетушителя на 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Пожарные краны устанавливают на лестничных площадках так, чтобы рукав крана мог достигать до крайних точек помещений архива.

Во всех помещениях архива запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

На видном месте в рабочих комнатах вывешивают инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета, план эвакуации документов на случай пожара.

При хранении документов в хранилищах, в зависимости от групп документов, необходимо соблюдать определенный температурно-влажностный режим, соответствующий следующим данным:

В помещениях с нерегулируемым климатом для улучшения режима хранения, если это необходимо, устанавливают дополнительные источники увлажнения воздуха и приборы для просушивания помещений, проводят проветривание и т.п. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не ранее 1 раза в неделю. Контроль за состоянием температурно-влажностного режима проводят с помощью контрольно-измерительных приборов: термометров, гигрометров, психрометров. Климатические параметры воздуха измеряют не менее двух раз в неделю в одно и то же время. Показания заносят в специальные регистрационные журналы (рис. 12.1.). Контрольно-измерительные приборы устанавливают в каждом хранилище в главных проходах на стеллажах вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Помещения архива необходимо содержать в чистоте и образцовом порядке. Накопление пыли допустимо не более, чем в количестве 0,15 мг/куб.м.

Для защиты от пыли необходимо:

  • оборудовать помещение плотно закрывающимися оконными проемами и дверями,
  • оборудовать помещение установками, очищающими воздух от пыли и вредных примесей;
  • ежегодно проводить в хранилище обеспыливание коробок, папок, стеллажей и всего помещения с помощью пылесоса или ватно-марлевых тампонов, смоченных раствором формалина;
  • систематически проводить влажную уборку помещений (пола, подоконников, плинтусов);
  • проветривать помещение хранилища (с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха). 

Документы, пораженные насекомыми, изолируют и подвергают дезинфекции. При поражении значительного количества дел в разных местах хранилища необходима дезинсекция всего хранилища.

Документы и дела, пораженные плесенью, передают на дезинфекцию. Стеллажи, коробки, и при необходимости, - стены, пол, и т.п. протирают 3-5% раствором формалина. Для проведения санитарно-гигиенических работ в плане работ архива организации предусматривают санитарные дни, а не ранее одного раза в месяц.

Все поступающие в архив документы размещают таким образом, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в хронологическом порядке по мере поступления документов.

Дела постоянного хранения, дела по личному составу и дела временного хранения (свыше 10 лет) размещают отдельно друг от друга. К коробкам, папкам приклеивают, а к связкам (толщина не более 20 см) привязывают ярлыки.

В ярлыках к коробкам и папкам с делами указывают:

  • наименование организации и структурного подразделения;
  • номер фонда и описи;
  • год/годы и крайние номера (через тире) дел;
  • порядковый номер коробки (связки) в пределах каждого фонда или описи.

Коробки и связки располагают так, чтобы они не выступали за пределы полок стеллажей. Размещать дела на полу в штабелях, на подоконниках и т.п. не допускается.

Стеллажи и шкафы нумеруют в пределах каждого хранилища слева направо от входа.

Для более эффективного поиска дел в архиве составляют постеллажные топографические указатели. Карточки указателя составляют по порядку номеров стеллажей. В них указывают все изменения, которые происходят в размещении документов.